Come usare ChatGPT nel lavoro in modo professionale è una questione molto diversa dall’utilizzarlo occasionalmente per ottenere una risposta.
Per un libero professionista o un piccolo imprenditore, l’aspetto più interessante dell’intelligenza artificiale è la possibilità di inserirla in attività già esistenti: analisi di documenti e dati, ricerca, organizzazione delle informazioni, gestione operativa, confronto tra alternative e supporto ai processi decisionali.
Il punto, quindi, non è conoscere una lunga serie di prompt.
È capire dove l’intelligenza artificiale può produrre un vantaggio concreto e dove, invece, introduce soltanto un ulteriore passaggio.
È questo il criterio con cui utilizzo e valuto gli strumenti di IA nel lavoro.
Come usare ChatGPT nel lavoro partendo dai processi
Quando valuto l’impiego di ChatGPT in un’attività professionale, non parto dalla domanda «cosa può fare l’intelligenza artificiale?».
Parto dal lavoro.
Quali operazioni vengono ripetute frequentemente? Dove si accumulano informazioni? Quali attività richiedono confronti? Dove vengono impiegate ore per trasformare dati già disponibili in qualcosa di utilizzabile? Quali passaggi richiedono necessariamente competenza umana e quali, invece, sono prevalentemente preparatori?
Solo successivamente valuto se l’IA possa intervenire utilmente.
Questo evita un errore piuttosto comune: adattare il lavoro allo strumento invece di scegliere lo strumento in funzione del lavoro.
Analizzare documenti in modo mirato
Uno degli ambiti nei quali utilizzo maggiormente le capacità dell’intelligenza artificiale è l’analisi documentale.
Un documento non deve necessariamente essere trattato come un testo da riassumere.
Può essere interrogato per individuare determinate informazioni, mettere in relazione sezioni differenti, classificare contenuti, evidenziare elementi specifici o trasformare materiale poco strutturato in informazioni più facilmente consultabili.
La differenza sta nell’obiettivo.
Un report, un manuale, un’offerta commerciale o un insieme di documenti possono richiedere analisi completamente diverse.
Per questo considero poco significativo limitarsi a dire che ChatGPT «legge i PDF».
La capacità tecnica è soltanto il punto di partenza.
Il valore consiste nel sapere cosa cercare nel documento, secondo quali criteri e con quale livello di verifica.
Confrontare informazioni provenienti da fonti diverse
Un’altra applicazione riguarda il confronto.
Preventivi, offerte commerciali, listini, documentazione tecnica, report e versioni differenti dello stesso materiale possono contenere informazioni formalmente simili ma difficili da confrontare direttamente.
L’intelligenza artificiale può contribuire a organizzare questi elementi in una struttura comune, facendo emergere differenze, elementi mancanti e aspetti che richiedono attenzione.
Anche qui, però, non considero interessante il semplice risultato automatico.
Prima bisogna stabilire quali criteri rendano il confronto significativo.
Due offerte possono avere prezzi differenti perché comprendono servizi differenti. Due report possono utilizzare periodi o criteri di misurazione non equivalenti.
Un confronto ben presentato non è necessariamente un confronto corretto.
L’utilizzo professionale dell’IA richiede anche questa distinzione.
ChatGPT, Excel e analisi dei dati
L’integrazione tra intelligenza artificiale e dati apre possibilità particolarmente interessanti per liberi professionisti e piccole imprese.
Un foglio Excel non è soltanto una tabella da compilare.
Può contenere informazioni su vendite, clienti, costi, ordini, attività, scadenze, campagne o andamento economico.
L’IA può contribuire all’analisi di questi dati, aiutando a individuare tendenze, anomalie, concentrazioni, differenze e relazioni che meritano un approfondimento.
Ma anche in questo caso la tecnologia non sostituisce la capacità di formulare il problema.
Avere migliaia di righe di dati non significa automaticamente possedere informazioni utili.
Bisogna sapere:
- cosa vogliamo conoscere;
- quali dati possono rispondere alla domanda;
- se i dati sono sufficientemente affidabili;
- come interpretare il risultato.
È uno degli ambiti in cui competenze digitali, conoscenza di Excel e utilizzo dell’intelligenza artificiale possono integrarsi in maniera molto efficace.
Mettere ordine nelle informazioni non strutturate
Una parte considerevole del lavoro di ufficio non consiste nel creare nuove informazioni, ma nel organizzare quelle che esistono già.
Appunti, comunicazioni, documenti, note relative ai clienti, materiali raccolti durante un progetto e informazioni provenienti da fonti differenti devono continuamente essere classificati e trasformati in qualcosa di utilizzabile.
L’intelligenza artificiale può essere molto efficace in questo tipo di attività.
Può contribuire a individuare categorie, ricostruire una struttura, separare informazioni operative da informazioni accessorie e rendere più facilmente consultabile materiale originariamente disordinato.
Non pubblico volutamente le procedure che utilizzo per ottenere questi risultati.
La parte interessante, infatti, non è sapere che questa operazione sia possibile.
È progettarla in modo che il risultato sia realmente utilizzabile all’interno del processo di lavoro.
Documentare procedure e processi
Nelle piccole attività molte procedure non sono formalizzate.
Esistono perché qualcuno sa come svolgerle.
Finché se ne occupa sempre la stessa persona, il sistema può funzionare. Il problema emerge quando bisogna delegare, sostituire qualcuno, standardizzare un’attività o semplicemente capire perché un processo richiede così tanto tempo.
L’intelligenza artificiale può essere utilizzata anche nel lavoro di ricostruzione e documentazione dei processi.
Questo permette di passare da una conoscenza prevalentemente personale a una struttura più leggibile e trasferibile.
È anche il punto di partenza per una domanda successiva:
tutti questi passaggi sono davvero necessari?
Ed eventualmente:
quali possono essere semplificati, automatizzati o delegati?
Individuare dove ha senso automatizzare
Automazione e intelligenza artificiale non sono sinonimi.
Molte attività possono essere automatizzate senza utilizzare alcun modello di IA. Altre richiedono invece interpretazione di testo, classificazione o elaborazione di informazioni meno rigidamente strutturate.
La parte interessante consiste nel capire la differenza.
Quando analizzo un processo, distinguo quindi ciò che:
- deve necessariamente rimanere sotto controllo umano;
- può essere gestito attraverso normali automazioni;
- può beneficiare dell’intelligenza artificiale;
- non vale la pena modificare.
Non tutto ciò che è tecnicamente automatizzabile conviene automatizzare.
Il tempo necessario per progettare e mantenere una soluzione deve essere proporzionato al beneficio.
Preparare meglio il lavoro prima di svolgerlo
L’intelligenza artificiale può essere utile anche prima dell’attività principale.
Una riunione, una telefonata importante, una trattativa o l’analisi di una situazione possono richiedere la consultazione di materiale precedente.
L’IA può aiutare a ricostruire rapidamente il contesto e a mettere in evidenza gli elementi sui quali concentrare l’attenzione.
È un principio che considero importante:
non utilizzare necessariamente l’IA per sostituire l’attività professionale, ma per ridurre il lavoro preparatorio che la circonda.
La stessa logica vale successivamente: informazioni prodotte durante una riunione o un’attività possono essere riorganizzate per facilitarne l’utilizzo successivo.
Fare ricerca con l’intelligenza artificiale
Un altro campo che richiede metodo è la ricerca.
Una risposta prodotta da ChatGPT e una ricerca documentata sono due cose differenti.
Quando servono informazioni aggiornate o verificabili, utilizzo strumenti e procedure che permettono di lavorare sulle fonti e di risalire alla documentazione originale.
Questo vale soprattutto per:
- dati statistici;
- normative;
- informazioni economiche;
- caratteristiche di prodotti e servizi;
- ricerca scientifica;
- mercati;
- informazioni contemporanee.
L’IA può accelerare considerevolmente alcune fasi della ricerca, ma non elimina la necessità di distinguere tra fonte, interpretazione e conclusione.
Ed è proprio questa distinzione che diventa importante quando l’IA viene utilizzata professionalmente.
Usare ChatGPT per mettere alla prova un’idea
Non utilizzo l’intelligenza artificiale soltanto per trovare soluzioni.
Può essere utile anche per cercare problemi.
Un progetto, una proposta commerciale o una decisione possono essere analizzati da prospettive differenti per far emergere obiezioni, ipotesi non dimostrate, rischi e conseguenze che inizialmente non avevamo considerato.
È un utilizzo che considero molto più interessante della semplice domanda:
«Secondo te è una buona idea?»
L’intelligenza artificiale tende a lavorare sulla direzione indicata dalla richiesta. Per questo il modo in cui viene impostato il confronto critico è determinante.
Non significa attribuire all’IA la capacità di decidere.
Significa utilizzarla per allargare il numero delle ipotesi che saremo noi a valutare.
Confrontare scenari prima di prendere una decisione
Lo stesso principio può essere utilizzato quando esistono più soluzioni possibili.
Acquistare un software oppure utilizzare quello già disponibile?
Automatizzare un’attività oppure delegarla?
Cambiare una procedura oppure correggerne soltanto alcuni passaggi?
Investire in un determinato canale oppure distribuirne il budget?
L’IA può aiutare a strutturare scenari alternativi e a valutarli secondo criteri differenti.
Il risultato non è una decisione automatica.
È materiale decisionale meglio organizzato.
Per me questa distinzione è fondamentale nell’utilizzo professionale di ChatGPT.
Costruire contesti di lavoro continuativi
Utilizzare ogni conversazione come se fosse completamente indipendente è spesso inefficiente.
Quando lavoro ripetutamente sullo stesso ambito, è più interessante costruire un contesto coerente nel quale organizzare materiale, riferimenti e istruzioni pertinenti.
ChatGPT mette a disposizione funzioni che consentono di lavorare in maniera continuativa su progetti e materiali correlati.
Il modo in cui questi ambienti vengono strutturati può incidere notevolmente sull’efficacia del lavoro.
Anche in questo caso, però, la configurazione operativa fa parte del metodo professionale che utilizzo e non di ciò che considero utile pubblicare integralmente in un articolo divulgativo.
Il controllo delle risposte è parte del lavoro
Un risultato ben scritto non è necessariamente corretto.
Questo principio diventa ancora più importante quando ChatGPT viene utilizzato per dati, documenti e ricerca.
Un errore può nascere dall’interpretazione sbagliata di una colonna, da un’informazione assente, da una fonte non adeguata o da un’associazione apparentemente plausibile ma inesatta.
Per questo il controllo non è un’operazione accessoria da fare quando avanza tempo.
Fa parte del processo.
Il livello di verifica deve inoltre essere proporzionato alle conseguenze di un eventuale errore.
Una proposta creativa richiede un controllo diverso rispetto a un dato utilizzato per prendere una decisione economica.
Anche la gestione dei dati richiede attenzione
Utilizzare professionalmente strumenti di intelligenza artificiale significa infine valutare quali informazioni vengono fornite al sistema.
Non tutti i documenti hanno lo stesso livello di riservatezza.
Non tutti i dati sono necessari per svolgere un determinato compito.
E non tutte le configurazioni e i servizi prevedono le stesse condizioni.
Per questo considero la selezione delle informazioni da utilizzare parte della progettazione del lavoro con l’IA, non un problema successivo.
Caricare tutto indiscriminatamente perché «tanto l’IA deve analizzarlo» non è un metodo.
Come usare ChatGPT nel lavoro senza complicarlo
Il criterio che utilizzo è piuttosto semplice.
Se l’intelligenza artificiale aggiunge più passaggi di quanti ne elimini, probabilmente non la sto utilizzando nel punto giusto.
Se produce materiale che devo ricostruire completamente, devo modificare il processo.
Se invece riduce attività ripetitive, accelera l’analisi preliminare, organizza meglio le informazioni o mi permette di dedicare maggiore attenzione alla parte realmente professionale del lavoro, allora sta producendo valore.
L’obiettivo non è utilizzare più intelligenza artificiale.
È lavorare meglio.
La differenza tra usare ChatGPT e saperlo integrare nel lavoro
Oggi accedere a un’intelligenza artificiale è semplice.
Questo rende meno importante il semplice fatto di «saper usare ChatGPT».
La competenza interessante sta progressivamente spostandosi altrove:
- capire il problema;
- scegliere lo strumento;
- strutturare il processo;
- fornire il contesto necessario;
- ottenere un risultato utilizzabile;
- controllarlo;
- integrarlo nel lavoro reale.
Sapere che ChatGPT può analizzare un file è facile.
Capire quali dati utilizzare, quali informazioni cercare, come strutturare il lavoro e come verificare il risultato è la parte professionale.
Ed è precisamente su questo livello che considero interessante l’intelligenza artificiale per liberi professionisti e piccole imprese.
Intelligenza artificiale applicata al lavoro
Mi occupo di strumenti digitali, organizzazione operativa e applicazione dell’intelligenza artificiale al lavoro.
Non propongo l’IA come soluzione universale e non considero utile aggiungere strumenti soltanto perché sono nuovi.
Valuto invece dove possono ridurre complessità, migliorare un processo o rendere utilizzabili informazioni che richiederebbero molto più lavoro manuale.
Perché la tecnologia ha valore quando risolve un problema concreto.
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