Scegliere un’intelligenza artificiale per il lavoro non significa individuare quella più famosa, quella con il modello più recente o quella che sembra rispondere meglio a una domanda occasionale.
Per un libero professionista la questione è molto più concreta: quale strumento può farmi lavorare meglio, più velocemente e con meno passaggi inutili?
L’offerta di strumenti basati sull’intelligenza artificiale è ormai molto ampia. ChatGPT, Gemini, Claude, Microsoft Copilot e numerose applicazioni specializzate possono scrivere testi, sintetizzare documenti, analizzare informazioni, lavorare sui dati, creare immagini, supportare ricerche e automatizzare alcune operazioni.
Il problema è che avere a disposizione molte possibilità non significa necessariamente essere più produttivi.
Si può perdere parecchio tempo passando continuamente da uno strumento all’altro, provando nuovi servizi e pagando abbonamenti che poi vengono utilizzati solo marginalmente.
Per questo, prima di scegliere un’intelligenza artificiale, conviene partire dal proprio lavoro.
Prima dell’intelligenza artificiale viene il problema da risolvere
La prima domanda che consiglio di farsi non è:
«Qual è la migliore intelligenza artificiale?»
La domanda utile è:
«Quale parte del mio lavoro voglio migliorare?»
Un libero professionista potrebbe voler ridurre il tempo necessario per:
- scrivere email e comunicazioni;
- preparare preventivi e documenti;
- analizzare fogli Excel;
- organizzare informazioni;
- fare ricerche preliminari;
- produrre contenuti per sito e social;
- riassumere documenti lunghi;
- preparare presentazioni;
- gestire informazioni provenienti da fonti differenti;
- trovare idee e impostare progetti;
- svolgere attività amministrative ripetitive.
Sono esigenze diverse e non è detto che lo stesso strumento sia il migliore in tutte.
La scelta dovrebbe quindi partire dal flusso di lavoro, non dal nome dell’IA.
Un’intelligenza artificiale deve inserirsi nel tuo modo di lavorare
Questo è probabilmente uno degli aspetti più sottovalutati.
Supponiamo che un professionista trascorra gran parte della giornata utilizzando Word, Excel, Outlook e gli altri strumenti Microsoft 365. In questo caso l’integrazione di Microsoft Copilot nell’ambiente Microsoft può avere un peso rilevante nella scelta.
Microsoft integra infatti Copilot in applicazioni come Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e OneNote. Nelle configurazioni professionali può inoltre utilizzare informazioni di lavoro alle quali l’utente è autorizzato ad accedere.
Chi lavora prevalentemente nell’ecosistema Google può invece trovare vantaggiosa una soluzione integrata con i propri strumenti abituali.
Il principio è semplice:
un’IA che costringe ad aggiungere continuamente passaggi al lavoro potrebbe produrre meno vantaggi di uno strumento leggermente meno potente ma perfettamente integrato nel proprio processo operativo.
La produttività non dipende soltanto dalla qualità della risposta.
Dipende anche dal numero di operazioni necessarie per arrivare al risultato.
Quando può essere utile ChatGPT
ChatGPT è uno strumento generalista e proprio questa caratteristica può renderlo interessante per un libero professionista che svolge attività differenti.
OpenAI indica tra gli utilizzi professionali scrittura, brainstorming, analisi dei dati, ricerca, marketing e vendite. Le versioni orientate al lavoro possono inoltre gestire attività articolate che comprendono ricerca, analisi e produzione di documenti, fogli di calcolo, presentazioni e report.
Può quindi essere interessante quando si cerca uno strumento trasversale da utilizzare, per esempio, per:
scrivere una comunicazione al mattino, analizzare un documento nel pomeriggio e organizzare un progetto successivamente.
Questa versatilità permette di concentrare diverse attività in un unico ambiente.
Ma anche in questo caso vale una regola fondamentale: non utilizzare un’IA per un’attività soltanto perché può farla.
Bisogna verificare se la svolge abbastanza bene da farci realmente risparmiare tempo.
Quando può essere utile Microsoft Copilot
Per chi utilizza intensamente Microsoft 365, Copilot merita una valutazione specifica proprio per la sua integrazione.
Può intervenire direttamente nell’ambiente di lavoro di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e altre applicazioni Microsoft. Per esempio, Microsoft indica la possibilità di utilizzare Copilot per lavorare sui documenti Word, interagire con i dati in Excel, preparare presentazioni, gestire informazioni della posta elettronica e ricavare elementi importanti dalle riunioni Teams.
Per un professionista che passa molte ore all’interno di questi programmi, evitare continui copia-incolla tra applicazioni diverse può rappresentare un vantaggio operativo.
Questo dimostra anche perché sia difficile stilare una classifica assoluta delle intelligenze artificiali.
La migliore IA dipende anche dall’ambiente nel quale lavoriamo.
E Gemini e Claude?
Anche Gemini di Google e Claude di Anthropic sono strumenti da prendere in considerazione.
Non consiglio però di scegliere un servizio soltanto sulla base dei confronti tra modelli pubblicati online.
Le prestazioni cambiano rapidamente e una comparazione effettuata oggi può diventare parzialmente superata nel giro di pochi mesi.
Inoltre i benchmark tecnici non misurano necessariamente ciò che interessa maggiormente a un libero professionista.
A noi interessa soprattutto sapere:
quanto lavoro mi evita questo strumento?
Il test che consiglio prima di pagare un abbonamento
Per scegliere un’intelligenza artificiale per il lavoro, utilizzerei un metodo molto semplice.
Prenderei cinque attività reali svolte abitualmente durante la settimana.
Per esempio:
- scrivere un’email complessa;
- sintetizzare un documento;
- analizzare un file;
- effettuare una ricerca;
- produrre una prima bozza di contenuto professionale.
Poi utilizzerei gli stessi materiali e richieste con due o tre strumenti differenti.
Non valuterei soltanto quale produce la risposta apparentemente più bella.
Annoterei invece:
Tempo necessario. Quanto tempo passa dalla richiesta al risultato realmente utilizzabile?
Numero di correzioni. Quanto devo intervenire manualmente?
Qualità. Il risultato è abbastanza accurato per essere utilizzato professionalmente?
Affidabilità. Devo verificare continuamente informazioni e dati?
Gestione dei file. Posso lavorare facilmente con PDF, documenti, immagini e fogli di calcolo che utilizzo normalmente?
Integrazione. Lo strumento dialoga con le applicazioni che uso già?
Continuità. Riesco a mantenere progetti, istruzioni e informazioni senza ricominciare ogni volta?
Alla fine del test emerge un dato molto più utile di qualsiasi classifica online: il tempo effettivamente risparmiato nel proprio lavoro.
Attenzione alla qualità: più veloce non significa automaticamente migliore
L’intelligenza artificiale può produrre in pochi secondi testi e analisi che richiederebbero molto più tempo.
Questo può creare un’illusione di produttività.
Produrre dieci testi invece di due non significa essere diventati cinque volte più produttivi se successivamente occorre correggerli, verificare informazioni inesatte, eliminare ripetizioni e riscrivere passaggi troppo generici.
La produttività professionale dovrebbe essere misurata sul risultato utilizzabile, non sulla quantità di materiale generato.
È una distinzione importante.
L’IA dovrebbe diminuire il lavoro necessario per ottenere un risultato di qualità, non semplicemente aumentare la quantità di contenuti prodotti.
L’affidabilità conta più dell’effetto sorpresa
Quando proviamo per la prima volta un sistema di intelligenza artificiale è facile rimanere impressionati dalla velocità con cui produce una risposta articolata.
Nell’utilizzo professionale, però, serve un criterio differente.
Una risposta può essere scritta molto bene ed essere comunque inesatta.
Per questo bisogna capire quali attività possono essere affidate ampiamente all’IA e quali richiedono necessariamente verifica.
Se utilizzo l’intelligenza artificiale per sistemare la struttura di un testo, il rischio può essere relativamente limitato.
Se la utilizzo per fornire informazioni fiscali, normative, mediche, finanziarie o contrattuali, il livello di verifica necessario aumenta considerevolmente.
Lo strumento deve quindi essere valutato anche per la sua capacità di mostrare e consentire di controllare le fonti.
Non dimenticare privacy e dati dei clienti
Per un professionista questo aspetto non è secondario.
Prima di caricare documenti contenenti dati personali, informazioni riservate, contratti, database clienti o documentazione aziendale bisogna verificare le condizioni applicabili al servizio e al piano utilizzato.
Non bisogna dare per scontato che versione gratuita, versione individuale e versione business dello stesso prodotto abbiano necessariamente le medesime condizioni di gestione dei dati.
Per esempio, OpenAI dichiara che i dati delle aree di lavoro ChatGPT Business non vengono utilizzati per addestrare i propri modelli. Microsoft distingue a sua volta le funzionalità e le protezioni disponibili nelle diverse configurazioni di Copilot.
Prima dell’adozione professionale occorre quindi controllare almeno:
tipo di account utilizzato, impostazioni privacy, conservazione dei dati, eventuale utilizzo dei contenuti per l’addestramento, possibilità di disattivarlo e condizioni applicabili ai dati aziendali.
Quanto deve costare un’intelligenza artificiale?
Il prezzo dell’abbonamento, preso da solo, dice poco.
Uno strumento da 20 o 30 euro al mese può essere costoso se viene utilizzato due volte.
Può essere estremamente economico se permette di recuperare diverse ore di lavoro ogni mese.
Per un libero professionista utilizzerei questa semplice logica:
costo dello strumento → tempo risparmiato → valore economico del tempo recuperato.
Se un’IA costa 25 euro al mese e permette di recuperare cinque ore di lavoro, il problema non sono più i 25 euro.
Bisogna chiedersi quanto valgono quelle cinque ore.
Possono essere dedicate ai clienti, alla ricerca di nuovi incarichi, allo sviluppo dell’attività oppure semplicemente a evitare di lavorare la sera.
È questo il vero ritorno dell’investimento.
Meglio una sola IA o utilizzarne diverse?
Non credo sia necessario avere cinque abbonamenti.
Per la maggior parte dei liberi professionisti può essere più razionale individuare un’intelligenza artificiale principale, imparare a utilizzarla bene e affiancarle eventualmente uno o due strumenti specializzati.
Il rischio opposto è trasformare la ricerca della produttività in un nuovo lavoro.
Ogni settimana esce un’applicazione nuova, un nuovo modello promette prestazioni superiori e sui social compare inevitabilmente qualcuno che annuncia che lo strumento utilizzato fino al giorno precedente è diventato improvvisamente obsoleto.
Seguire continuamente questa corsa può diventare una forma di procrastinazione tecnologica.
Il valore non sta nel conoscere cento strumenti.
Sta nel sapere utilizzare quelli che servono.
Come scegliere l’intelligenza artificiale per il lavoro
Prima di decidere, quindi, valuterei sette elementi:
- attività che deve svolgere;
- qualità dei risultati;
- tempo realmente risparmiato;
- necessità di correzione e supervisione;
- integrazione con gli strumenti già utilizzati;
- gestione della privacy e dei dati;
- costo rispetto al beneficio ottenuto.
Solo dopo prenderei in considerazione il nome del modello o la popolarità del servizio.
L’intelligenza artificiale migliore non è necessariamente quella che ottiene il punteggio più alto in un benchmark.
È quella che, inserita nel tuo processo di lavoro, riduce i passaggi inutili e ti permette di ottenere un risultato migliore in meno tempo.
L’intelligenza artificiale non si compra: si inserisce in un processo
È probabilmente questo il cambiamento di prospettiva più importante.
Non basta sottoscrivere ChatGPT, Gemini, Claude o Copilot per diventare automaticamente più produttivi.
Bisogna capire quali attività affidare all’IA, quali mantenere sotto controllo diretto, come formulare le richieste, quali informazioni fornirle e come verificare il risultato.
È una competenza professionale che sta diventando sempre più importante.
Da anni lavoro con strumenti digitali, gestione dei dati, applicativi d’ufficio, siti web e organizzazione delle attività. L’intelligenza artificiale rappresenta per me un’evoluzione di questo stesso percorso: la tecnologia ha valore quando semplifica concretamente il lavoro, non quando aggiunge un altro strumento da gestire.
Per un libero professionista, quindi, la domanda non dovrebbe essere più soltanto:
«Quale intelligenza artificiale devo usare?»
Ma:
«Come posso integrare l’intelligenza artificiale nel mio lavoro per ottenere più qualità impiegando meno tempo?»
È da questa domanda che dovrebbe iniziare la scelta.
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