Lavori tutto il giorno, passi continuamente da un’attività all’altra e, quando arriva sera, hai comunque la sensazione di non aver finito? Organizzare il lavoro da libero professionista diventa difficile soprattutto quando, oltre al proprio lavoro vero e proprio, bisogna occuparsi personalmente di email, documenti, fatture, clienti, sito web, file, scadenze e decine di piccole attività operative.
Il problema, in molti casi, non è lavorare poco. È esattamente il contrario: si lavora molto, ma il tempo viene frammentato in troppe attività diverse.
È una situazione particolarmente frequente tra liberi professionisti, consulenti e titolari di piccole attività, dove la stessa persona finisce per essere contemporaneamente responsabile commerciale, amministrativo, segreteria, customer care e referente digitale.
Perché lavori tanto ma il lavoro non finisce mai
Una giornata può iniziare con un programma abbastanza chiaro.
Poi arriva un’email urgente. Un cliente chiede un documento. Bisogna controllare un pagamento. Il sito ha qualcosa che non funziona. Occorre recuperare un file. Arriva una telefonata. Una fattura deve essere inviata. Nel frattempo bisogna rispondere a WhatsApp.
Quando finalmente torni all’attività principale, è trascorsa un’ora.
Il problema non consiste soltanto nel tempo materialmente impiegato per queste operazioni. Ogni interruzione richiede di abbandonare un contesto mentale e rientrare successivamente in quello precedente.
È il cosiddetto task switching: passare continuamente da un’attività all’altra ha un costo cognitivo e può ridurre l’efficienza, soprattutto quando le attività richiedono attenzione.
Per questo una giornata pienissima può produrre una sensazione apparentemente contraddittoria:
«Non mi sono fermato un momento, ma non ho concluso quello che dovevo fare.»
Il problema delle piccole attività
Le attività che sottraggono più tempo non sono necessariamente quelle più complesse.
Spesso sono piccole:
- cercare un documento;
- rinominare e archiviare dei file;
- controllare la posta;
- rispondere a richieste ricorrenti;
- aggiornare un foglio Excel;
- verificare una scadenza;
- inserire dati;
- caricare immagini o documenti;
- aggiornare una pagina WordPress;
- controllare ordini o pagamenti.
Dieci minuti sembrano irrilevanti.
Ma dieci minuti ripetuti molte volte durante la giornata diventano ore. E soprattutto interrompono continuamente le attività che richiedono concentrazione.
Il risultato è una sorta di amministrazione permanente della propria attività: invece di utilizzare la maggior parte del tempo per svolgere il lavoro per cui i clienti pagano, una parte crescente della giornata serve semplicemente a mantenere in funzione tutto ciò che gli sta intorno.
Organizzare il lavoro da libero professionista significa distinguere le attività
Uno dei primi errori consiste nel considerare tutte le cose da fare allo stesso livello.
Non lo sono.
Può essere utile dividere le attività almeno in tre categorie.
1. Attività che richiedono direttamente la tua competenza
Sono quelle per cui il cliente si rivolge proprio a te.
Una consulenza, una prestazione professionale, una trattativa importante, la progettazione di un servizio o qualsiasi altra attività direttamente collegata alla tua specializzazione.
Queste dovrebbero occupare una parte significativa del tuo tempo.
2. Attività necessarie, ma operative
Devono essere svolte, ma non necessariamente da te.
Gestione documenti, inserimento dati, organizzazione dei file, caricamenti sul sito, aggiornamenti, controllo di determinate scadenze, preparazione di materiali, gestione ordinaria delle richieste.
Sono indispensabili al funzionamento dell’attività, ma non sempre richiedono la presenza del titolare.
3. Attività che potrebbero essere eliminate o semplificate
Questa categoria viene spesso dimenticata.
Prima ancora di chiedersi cosa delegare, conviene chiedersi:
questa operazione deve veramente essere fatta?
Procedure duplicate, continui copia-incolla, file compilati più volte, informazioni registrate in posti differenti e controlli manuali possono talvolta essere semplificati attraverso una migliore organizzazione o strumenti digitali adeguati.
Essere occupati non significa necessariamente essere produttivi
C’è una differenza sostanziale tra avere molte cose da fare e dedicare tempo alle cose che producono maggior valore.
Immagina un professionista che possa fatturare 60 euro per un’ora della propria attività specialistica.
Se utilizza quell’ora per sistemare manualmente file, caricare documenti o svolgere un’attività che potrebbe essere affidata ad altri a un costo inferiore, il problema non riguarda semplicemente il costo della delega.
Esiste anche un costo opportunità: ciò a cui ha rinunciato utilizzando quell’ora in un altro modo.
Naturalmente non significa che ogni minuto debba produrre fatturato. Significa però che il tempo professionale è una risorsa limitata e dovrebbe essere gestito come tale.
Il collo di bottiglia può diventare il titolare stesso
Quando una persona controlla personalmente ogni email, documento, aggiornamento, ordine e decisione, prima o poi l’attività incontra un limite.
Non perché manchino capacità o volontà.
Semplicemente perché una giornata continua ad avere 24 ore.
Se tutto deve necessariamente passare attraverso una sola persona, la quantità di lavoro gestibile dipenderà inevitabilmente dal tempo disponibile di quella persona.
Ed è qui che nasce uno dei paradossi del lavoro autonomo: aumentano i clienti, quindi aumenta anche il lavoro organizzativo necessario per gestirli. Di conseguenza diminuisce il tempo disponibile per acquisire nuovi clienti o svolgere attività maggiormente remunerative.
La crescita può quindi produrre ulteriore sovraccarico invece di maggiore efficienza.
Come capire dove stai perdendo tempo
Prima di installare nuove applicazioni o rivoluzionare completamente il proprio metodo di lavoro, può essere utile fare una verifica molto semplice.
Per alcuni giorni annota le attività che svolgi e, approssimativamente, quanto tempo richiedono.
Non serve registrare ogni minuto.
L’obiettivo è individuare le attività ricorrenti.
Alla fine della settimana prova a chiederti:
Quali attività richiedono realmente la mia competenza?
Quali potrebbe svolgere un’altra persona seguendo una procedura?
Quali potrebbero essere automatizzate o semplificate?
Quali sto continuando a fare soltanto perché ho sempre fatto così?
Le risposte possono essere sorprendenti.
Prima di lavorare di più, prova a togliere
Quando il lavoro aumenta, la reazione più immediata è spesso cercare di essere ancora più produttivi.
Una nuova agenda.
Una nuova applicazione.
Una nuova lista.
Un nuovo metodo.
Talvolta funzionano. Ma esiste un limite alla quantità di lavoro che può essere compressa nella stessa giornata.
Per questo organizzare il lavoro da libero professionista non significa semplicemente riuscire a fare più cose.
Significa anche decidere quali cose non dovrebbero più occupare il tuo tempo.
Alcune possono essere eliminate.
Altre automatizzate.
Altre ancora delegate.
Delegare non significa necessariamente assumere
Per una microimpresa o un libero professionista, assumere una persona può essere prematuro o economicamente poco sostenibile.
Ma tra «faccio tutto personalmente» e «assumo un dipendente» esistono diverse possibilità.
Una parte delle attività operative può essere affidata all’esterno, anche per poche ore o per esigenze specifiche.
È particolarmente utile quando il bisogno riguarda competenze differenti ma ricorrenti: organizzazione dei documenti, gestione dei dati, aggiornamenti WordPress, attività di back office, preparazione di file, gestione operativa dei contenuti o piccoli problemi digitali.
L’obiettivo non dovrebbe essere delegare indiscriminatamente.
Dovrebbe essere liberare il professionista dalle attività che assorbono tempo senza richiedere necessariamente la sua presenza.
Il primo segnale da osservare
C’è una domanda molto semplice che può aiutarti a capire se il problema riguarda ormai l’organizzazione del lavoro:
quante volte durante una giornata interrompi il tuo lavoro principale per occuparti di qualcos’altro?
Se succede continuamente, probabilmente non hai bisogno soltanto di lavorare più velocemente.
Hai bisogno di rivedere il modo in cui il lavoro è distribuito.
Perché il vero obiettivo non è arrivare alla sera dopo aver fatto cinquanta cose.
È avere abbastanza tempo e concentrazione per fare bene quelle che richiedono davvero te.
Hai troppe attività operative da gestire?
Mi occupo di supporto operativo e digitale per liberi professionisti e piccole attività: organizzazione, back office, gestione di file e dati, WordPress e altre attività digitali che spesso finiscono per sottrarre ore al lavoro principale.
Se una parte delle tue giornate viene assorbita da attività che continui a rimandare o che non richiedono direttamente la tua competenza professionale, possiamo individuare insieme quali possono essere organizzate, semplificate o affidate all’esterno.
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